Офисная работа – трудоемкий и скрупулезный процесс, правильная организация которого предопределяет успешность бизнеса. Чем лучше он систематизирован, тем качественнее результат. Безусловно, профессионализм и опыт кадров – это основное условие любой предпринимательской деятельности. Однако необходимо также учитывать множество второстепенных нюансов, которые при их комплексной реализации позволят оптимизировать уровень работы в офисной структуре.
Во-первых, следует обратить внимание на рабочие места сотрудников, особенно тех, кто принимает клиентов. Помещение офиса должно быть комфортным, структурированным из расчета минимум 2,5 кв. м. на человека, оснащенным мебелью и оборудованием так, чтобы сотрудники могли свободно взаимодействовать между собой, не нарушая внутреннее пространство личной рабочей зоны друг друга.
Во-вторых, необходимо систематизировать документооборот. Правильное хранение и своевременное списание документов обеспечивают порядок и быстрый доступ к информационной базе. Как правило, в крупных организациях для этого существуют специалисты-архивариусы. В малых – соответствующие обязанности равномерно распределены между сотрудниками либо возможен вариант партнерского взаимодействия с архивными компаниями.
Кстати, покупка такого рода услуг решает еще одну важную проблему, такую как утилизация документов. В данном случае архивные компании обеспечат соблюдение формальных требований и сохранение конфиденциальности. Вы же при этом значительно экономите время.
В-третьих, оптимизация работы офиса невозможна без качественного программного обеспечения компьютеров. Поскольку сфера деятельности каждого из сотрудников в зависимости от его профессиональных обязанностей индивидуальна, необходимо учитывать этот момент при установке компьютерных программ. Использование современных технологий облегчит рабочий процесс и ускорит получение результата.
Опять же вернемся к профессиональной подготовке персонала. Насколько бы высокой она ни была, необходимо учитывать временной фактор: день ото дня появляются новые информационные источники. Многочисленные тренинги и обучающие семинары повысят квалификацию сотрудников и руководителей, позволят всегда быть в курсе событий. Не следует забывать и об эмоционально-психологическом климате в группе. Чем дружней и сплоченнее коллектив, тем выше результат взаимодействия, а следовательно деловой эффект и успешность бизнеса.
