Автор: Журнал «Бизнес-Практик»07 сентября 2006 г.Бухгалтерское подразделение обязательно присутствует в каждой компании (конечно, бывают исключения, но сейчас речь не о них). Без него фирма просто не сможет работать — слишком большая роль выпала на его долю. Но хочется спросить: «Как именно строиться работа бухгалтерской службы в компании?» Я много лет проработала в бухгалтерском консалтинге, и могу точно ответить, что в большинстве случаев для руководителя это тайна под семью замками.
В среднестатистической фирме бухгалтерия существует немного обособлено от всей остальной её части. Руководство зачастую даже не старается понять её суть, отдав все бразды правления в руки главного бухгалтера. Оно и понятно, бухгалтерский и налоговый учёт — сложная и очень специфическая наука, чтобы понять её основные принципы, нужно потратить немало времени, а чтобы знать её в совершенстве, придётся проработать бухгалтером не один год. Одно то, что изменения в законодательстве происходят почти ежемесячно, говорит о необходимости постоянно повышать свой профессиональный уровень.
В связи с этим, руководитель очень часто сталкивается со следующими проблемами управления своей бухгалтерской службой:
1. Подбор персонала на должность главного бухгалтера.
Если не знать всех нюансов бухучёта и налогообложения, конечно, трудно выбрать из множества претендентов достойного. Мне часто приходилось видеть результаты такого отбора. Либо руководитель отдавал предпочтение человеку с солидной внешностью, либо просто записям в трудовой книжке. На практике же главный бухгалтер не всегда оказывался тем специалистом, которого он рисовал из себя на собеседовании. В результате — проблемы в учёте. По большому счёту, как руководитель может понять, что бухгалтерия не справляется со своей работой? Во-первых, если пришла налоговая проверка и насчитала большую сумму штрафов и пеней. Во-вторых, если к вашей фирме постоянно применяются налоговые санкции за несданную вовремя декларацию или позже срока уплаченные налоги. В-третьих, если на Вашу просьбу найти накладную от поставщика за прошлый год бухгалтерия две недели ищет её в своих архивах. Иногда проходит несколько лет, пока не проявятся результаты «работы» главного бухгалтера. Представляете, как много потом придётся восстанавливать, и вряд ли вновь принятый человек захочет разгребать всё это бесплатно. Одним словом, подбор персонала на эту должность — рулетка. Чтобы избежать ошибок, привлеките стороннего консультанта. Это может быть ваш знакомый бухгалтер или специалист из консалтинговой фирмы. Если от Вас уходит бывший главный бухгалтер, и Вы ему всё ещё доверяете, можно попросить его подобрать для себя замену. Однако, если он очень торопиться уйти, его выбор может быть не очень тщательным, а процесс подбора финансового управленца — процесс серьёзный и потому долгий.
2. Проверка результатов текущей работы бухгалтерии.
Минимум еженедельно бухгалтерия должна отчитываться перед руководством. Ни в коем случае ни одному отделу, а тем более финансовому, нельзя давать право работать без надзора со своей стороны. Конечно, для этого руководитель должен иметь представление о предмете, иначе не избежать лапши на ушах. Очень полезно иметь для себя периодичность уплаты различных налогов. Все платёжные документы обязательно проходят через руководителя, а значит, Вы сможете контролировать, не опаздывает ли бухгалтерия с налоговыми отчислениями (если конечно задержка не была заранее согласована). Также хочу отметить, что знание руководителем основ бухучёта и налогообложения всегда будут для работников финансовой службы стимулом работать лучше. Ведь именно бесконтрольность расхолаживает сотрудников и даёт им возможность халатно относиться к своим обязанностям.
Руководитель должен знать о своей бухгалтерии всё. На еженедельном совещании с главным бухгалтером требуйте отчёты о дебиторской и кредиторской задолженности вашей компании. Это даст Вам представление о положении дел с контрагентами, к тому же скоординирует работу отдела продаж и отдела снабжения. Отчёт о движении денежных потоков с разбивкой по категориям поможет контролировать свои доходы и расходы. Особенно это актуально, если в фирме не построена система финансового планирования. В зависимости от специфики отрасли можно разработать и другие полезные отчёты.
3. Проблема смены сотрудников бухгалтерии.
Эта проблема на первый взгляд созвучна первой, однако, это не совсем так. Дело в том, что смена руководителя любого отдела всегда влечёт за собой смену приоритетов. Вы, наверно, заметили, что когда приходит новый человек, начинаются всевозможные перестройки. То оказывается, что программа не та (или её нужно срочно дописать), или нужно принять ещё рядовых работников, а иногда, наоборот, приходится увольнять неугодных новому руководству подчинённых. Это выливается в финансовые затраты и во временное снижение эффективности работы отдела.
Какой же выход можно предложить из всего этого? Дело в том, что работа финансовой службы, как, в общем-то, и работа компании в целом, должна быть структурирована и стандартизирована. Во-первых, это сделает бухгалтерский отдел более управляемым, а во-вторых, исключит неразбериху при смене финансового руководства. Ведь новый главный бухгалтер уже не будет устанавливать свои порядки, а будет действовать согласно прописанной ранее методики.
Стандарты можно разделить на три уровня: положение о системе бухгалтерского учёта на предприятии, руководства по ведению бухучёта и должностные инструкции.
Наиболее важным и общим является положение «О системе бухгалтерского учёта на предприятии». Это, по сути, описательный документ, устанавливающий основные правила ведения бухучёта. Он формализует, прежде всего, методологическую работу бухгалтерии. Он устанавливает:
- краткое описание и основные требования к составлению документов, входящих в систему ведения бухгалтерского учёта;
- описание главных принципов классификации и группировки объектов учёта;
- список основных терминов и понятий, используемых в документах.
Руководства по ведению учёта занимают второй уровень стандартов и расписывают весь процесс ведения бухгалтерского учёта на предприятии. Их можно подразделить на две группы:
- документы, в которых отражают способы формирования информации об объектах учёта (или руководства по бухгалтерскому учёту и отчётности),
- документы, в которых расписана организация функционирования финансовой службы предприятия (руководства по организации ведения бухучёта).
Данные руководства представляют собой детальное практическое описание процессов, происходящих в учёте и в самой бухгалтерии. В целях настоящей статьи нас будет больше интересовать вторая категория документов, а именно, организация учёта. Документы этой группы должны раскрывать:
- цели, задачи и функции бухгалтерской службы;
- организационную структуру бухгалтерии;
- порядок взаимодействия отдельных участков службы;
- порядок взаимодействия бухгалтерии с другими подразделениями компании;
- правила документирования хозяйственных операций;
- организацию документооборота, порядок хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учёта;
- форма, порядок и периодичность отчёта перед руководством.
Примерами положений по организации учёта могут быть «Положение о бухгалтерской службе организации», «Положение об организации первичного учёта», «Положение о документообороте» и т.д. К этим документам в качестве приложений можно разработать классификаторы и справочники.
Должностные инструкции - это документы третьего уровня. Они представляю собой инструкции, которые расписывают конкретные операции в учётной работе бухгалтерских служб и персонала. В отличие от документов второго уровня, они регламентируют работу конкретных исполнителей. Инструкции можно подразделить на:
- рабочие инструкции, содержащие пошаговый алгоритм действий для каждого исполнителя (например, «Инструкция по отражению в учёте поступления и выбытия основных средств», «Инструкция по расчёту амортизационных отчислений» и т.д.);
- должностные инструкции сотрудников бухгалтерской службы.
Имея полный набор этих документов, и добившись беспрекословного их выполнения (на этом пункте хотелось бы сделать ударение), организация будет ограждена от некомпетентности персонала. Ведь многие, иногда даже очень профессиональные сотрудники, лишены способности самоорганизации. Организовать их — задача руководства. Предоставив своим работникам исчерпывающий алгоритм действий, Вы ограждаете себя и свою фирму от последствий некачественного ведения учёта.
Подводя итоги, скажу, что бардак в конкретном отделе — это результат бессистемности компании. Лишь самые мелкие фирмы могут качественно работать на энтузиазме и личных качествах отдельного специалиста. Все остальные компании должны иметь хорошо продуманную структуру и жёсткие стандарты.
И тогда смена специалистов, которая, увы, неизбежна, не будет для руководителя головной болью.
Аудитор-консультант проекта «Бизнес-Практик»
Галкина Н.А.
