Предпринимательская деятельность в нашей стране регулируется множеством законов, постановлений и иных законодательных актов. При этом за соблюдением нормативных предписаний следит не один десяток ведомств. И не только следит, но и периодически осуществляют проверки. Таким образом, визит в организацию или к предпринимателю контролёра лишь вопрос времени. И перед предпринимателем часто стоит вопрос, как подготовиться к проверке.
Существуют некоторые меры, которые в комплексе можно назвать «превентивной защитой». Принятие описанных ниже мер само по себе не убережёт Вас от возможной проверки, но позволит быть готовым к общению с проверяющими, ведь «кто предупреждён, тот вооружён». Согласны?
Перечислим комплекс мероприятий превентивной защиты:
1. Кризисный план
Кризисный план представляет собой план действий предпринимателя и его сотрудников на случай прихода контролёров, проверяющих. Наличие такой внутренней инструкции позволит всем людям в организации действовать чётко, слаженно, уверено, а не метаться и осложнять ситуацию. Наличие такой инструкции в организации напоминает боевой расчёт подразделения (кто служил в армии, тот знает), при котором каждый военнослужащий знает своё место и свои действия в различных боевых обстановках.
Прежде всего, в «кризисном плане» нужно определить время на встречу и проверку контролёров. Это значит, что встречать нежданных гостей должен определённый сотрудник, давая время руководителю и главному бухгалтеру подготовиться к предстоящему общению. Времени должно хватить на то, чтобы убрать все лишние документы, закрыть не предназначенные для чужих глаз файлы, дать персоналу указания и т.д. Например, в Вашем кризисном плане может быть указано, что заместитель руководителя, либо секретарь обязан задержать контролёров под благовидным предлогом не менее чем на 10-15 минут. Пока последний проверяет документы, мило разговаривает с инспекторами о погоде, сотрудники организации и руководство готовят компанию к проверке.
Наиболее оптимальной будет подготовка, при которой в «кризисный план» включены схемы поведения каждого из сотрудников в случае прихода проверяющих. Например, охранники должны пять минут проверять документы контролёров, секретарь – пять минут звонить в инспекцию, чтобы удостовериться, что инспекторы пришли не по собственному желанию и т. д.
Очень важно составить список ведомств, которые имеют право проверять Вашу компанию, с перечнем их полномочий. Вы можете с полным на то правом не предоставлять контролерам документы, образцы продукции, которые не относятся к предмету проверки или к их компетенции.
Помимо прочего, в «кризисном плане» не будет лишним напомнить сотрудникам о том, чтобы они ни при каких обстоятельствах не сообщали посторонним лицам место нахождения директора, главного бухгалтера, их домашние и мобильные телефоны.
И, конечно, для каждого бухгалтера и других руководящих должностных лиц организации должны стать законом несколько нехитрых правил поведения на работе:
- держать на столе минимум бумаг,
- запирать свой кабинет в отсутствие персонала,
- всю секретную документацию хранить в недоступном для посторонних лиц месте.
2. Наличие журнала учёта проверок
Важной составляющей защиты прав предпринимателей является журнал учёта мероприятий по контролю. В соответствии с п. 5 ст. 9 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» журнал представляет собой оформленный в соответствии с требованиями данного закона документ, который хранится у предпринимателя и в котором каждый проверяющий должен делать соответствующие отметки о проведенных им проверках.
Каждому предпринимателю желательно иметь журнал учёта мероприятий по контролю. Ведь он нужен в первую очередь не проверяющему, а самой компании. Если у предпринимателя несколько мест торговли, то он должен иметь журнал учёта в каждом из них. В графе «Местонахождение» указывается юридический адрес (адрес прописки) предпринимателя, а если книга проверок хранится, например, в павильоне - ещё и местоположение павильона.
Законом предусмотрена свободная форма этого журнала, но контролеры требуют, чтобы он был отпечатан типографским способом, поэтому журнал лучше купить (при первой же проверке затраты на него окупятся «с лихвой»). Обязательно пронумеруйте, прошнуруйте и удостоверьте журнал печатью, как требует того закон.
В журнале регистрации проверок необходимо указывать:
- дату выдачи и номер распоряжения на проверку,
- цель посещения контролера, его фамилию и должность.
Проверяющий должен расписаться в журнале. Если он отказывается это сделать, вы имеете полное право не пустить его на предприятие. О возникновении такого инцидента необходимо сразу же сообщить в ведомство, где работает «отказник».
Наличие заполненного журнала поможет предпринимателю и в случае апеллирования к различным инстанциям с жалобами на действия проверяющих контролеров.
Журнал учёта проверок можно оформить следующим образом:
|
Журнал учета мероприятий по контролю
| |
|
Начат ________________________ г. |
Окончен ________________________ г. |
|
_____________________________________________________________________________ полное наименование юридического лица, Ф.И.О индивидуального предпринимателя _____________________________________________________________________________ дата и номер государственной регистрации _____________________________________________________________________________ место нахождения юридического лица, место жительства индивидуального предпринимателя В журнале прошнуровано листов _____________________ (цифрами и прописью).
Листы журнала оформляются следующим образом: | |
|
№ п/п |
Дата выдачи и номер распоряжения на проведение проверки |
Ф.И.О., должность, номер служебного удостоверения проверяющего |
Вопросы, подлежащие проверке |
Дата и время начала и окончания проверки |
Результаты проверки: выявленные нарушения, составленные протоколы, акты, и предписания |
Подпись проверяющих |
После чего они все обязательно нумеруются и сшиваются.
3. Памятка
Помимо составленного кризисного плана весьма полезной оказывается составленная памятка - как для руководителя, так и для остальных сотрудников фи рмы - о том, как себя вести при проверке.
В качестве примера приведем два шаблона, из которых каждый сможет сделать нужный ему документ:
ШАБЛОН № 1
* В основном провоцирующую информацию проверяющие получают именно из объяснений неосторожных сотрудников. Поэтому говорить можно только о своём подразделении, только по конкретной теме и только проверенные факты - никаких предположений. У всех узкая компетенция. В организации всего три человека, владеющих всей полнотой информации, — директор, заместитель директора (по общим вопросам, либо по направлению проверки, например, по энергетике) и главный бухгалтер, они всё и определяют. Если это предприниматель (ПБОЮЛ), то только он обладает всей полнотой информации.
* Хозяйственные, юридические, консультационные и прочие услуги подрядчиков осуществляются только по договору, закрываются актами сдачи-приемки.
* Если проверяющие требуют непонятного или опасного, необходимо быстро советоваться со следующими лицами: главный бухгалтер, финансовый директор (коммерческий директор), юрист, аудитор.
* Все объяснения должны быть простыми, логичными и понятными.
* Дополнительное предоставление документов осуществляется только с извещением главного бухгалтера и юриста.
* Переписку с контрагентами, свои служебные записки и иные внутренние документы не предоставлять совсем или только на условиях, указанных в предыдущем пункте.
* Если требуют письменных объяснений, не пишите сразу, возьмите «тайм-аут» и посоветуйтесь с руководителями компании. Обо всех недочетах и ошибках пишите: данные ошибки носят неумышленный характер, вызваны сложным и непонятным характером законодательства, самой сферы деятельности и другими известными вам объективными причинами.
* Если оказались в сомнительной ситуации, то намного лучше сказать: «не помню», «подготовлюсь - расскажу подробнее», чем высказывать предположения и догадки.
ШАБЛОН № 2
4. Наличие правовой библиотеки, либо справочно-правовых систем, помощь юриста
Немалую помощь при проверке и подготовке к ней может оказать наличие в Вашей компании небольшой правовой библиотеки по общим вопросам и профилю деятельности, либо установленная правовая система «Гарант», «Консультант плюс» и им подобные.
Если Ваш бизнес прочно стоит на ногах, то не скупитесь и возьмите на работу юрисконсульта. Поверьте, гораздо проще поручить данные вопросы специалисту, чем разбираться во всех тонкостях законодательства и российской правовой действительности самому. Хотя азы правовых знаний Вы, безусловно, должны знать и сами.
В случае возникновения сложной ситуации при подготовке к проверке либо в ходе самой проверки постарайтесь связаться с юристом (напомните проверяющим о предусмотренном Конституцией праве на квалифицированную юридическую помощь). Для того, чтобы оперативно прибегнуть к помощи юриста, позаботьтесь заранее, найдите пару знакомых юристов, либо обзаведитесь визитными карточками и рекламными буклетами юридических агентств.
Помимо всего прочего не лишним будет знать, что ряд юридических агентств, в целях саморекламы, предоставляет бесплатные юридические консультации в сети Интернет. Цель таких консультаций – привлечение клиентов, ведь получить плату за консультацию, которую юрист дал на форуме (специальный раздел сайта, предназначенный для общения), практически невозможно. Помимо юриста Вам могут помочь и другие участники форума, бывавшие в ситуации, подобной Вашей. Однако «виртуальная» помощь имеет свои пределы: на электронных конференциях обсуждается множество различных вопросов, поэтому юрист не может дать точные, правильные и исчерпывающие рекомендации и ответы без личного знакомства со всеми нюансами дела. Как правило, ответы можно получить на простые вопросы или вопросы средней сложности. Чтобы разобраться в серьёзной проблеме, необходимо встречаться с юристом лично, предоставить ему возможность изучить документы, затратить определённое время. Однако стоимость услуг квалифицированного юриста заметно меньше стоимости вероятного штрафа за выявленное нарушение, поэтому в сложных ситуациях обращаетесь непосредственно в юридическое агентство.