Расходами признаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты:
обоснованные - экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;
документально подтвержденные - подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Из судебно-арбитражной практики.
Предпринимателем осуществлялась розничная торговля и применялась упрощенная система налогообложения с объектом налогообложения - доходы, уменьшенные на сумму расходов. В числе расходов предприниматель учел затраты на проверку гирь и весов, приобретение кассовой ленты, ценников, хозяйственных товаров, на гарантийное обслуживание контрольно-кассовой машины, по оплате услуг санитарно-эпидемиологической станции, теплоэнергии и электроэнергии. Однако, по мнению налогового органа, включение предпринимателем в состав расходов, учитываемых при исчислении единого налога, вышеуказанных расходов неправомерно. В связи с этим инспекция приняла решение о привлечении налогоплательщика к ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ в виде штрафа, доначислении налога и уплаты пени. Предприниматель обжаловал это решение в суде.
Арбитражный суд, руководствуясь ст.ст. 252, 253, 254, 346.16 НК РФ, пришел к выводу о том, что спорные расходы произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являются обязательными и документально подтверждены. Судом так же установлено и материалами дела подтверждается, что спорные расходы (связанные с обязательным применением контрольно-кассовой машины согласно Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт", а также с оплатой услуг санитарно-эпидемиологической станции, тепла и электроэнергии) являются неотъемлемой частью процесса розничной торговли, без которой осуществление торговли невозможно.
Таким образом, суд признал решение налогового органа недействительным, а произведенное предпринимателем уменьшение налоговой базы правомерным (см. Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 06.10.2004 N Ф09-4096/04АК).
Федеральный Арбитражный Суд Уральского округа рассматривал правомерность претензий налогового органа к предпринимателю, применяющему аналогичную систему налогообложения, который включил в состав расходов стоимость сотового телефона, абонентскую плату, строительные материалы и ремонт офисного помещения. Арбитражным судом при рассмотрении дела было установлено, что данные затраты связаны с осуществляемой предпринимательской деятельностью, соответствуют установленным п. 1 ст. 252 НК РФ критериям, т.е. являются обоснованными и документально подтвержденными. Иного налоговым органом не доказано. Суд сделал вывод о правомерности уменьшения налогоплательщиком для целей налогообложения полученного дохода на спорные расходы (постановление ФАС Уральского округа от 29.11.2004 N Ф09-4709/04АК).
Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа признал обоснованным уменьшение организацией суммы единого налога на величину расходов по оплате услуг междугородних переговоров, а также на величину затрат по оплате услуг водоснабжения, теплоснабжения и электроснабжения за арендованные помещения, поскольку эти расходы связаны с извлечением дохода и носят производственный характер (Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 9 марта 2005 г. N А13-8546/04-19).