В зависимости от того, в какое государство предназначается документ, его юридическая сила может быть подтверждена по-разному. Процедура признания, подтверждения подлинности подписей на документах называется легализацией.
Россия является участником ряда международных договоров (конвенций), полностью отменяющих порядок легализации документов, исходящих из государств — участников этих договоров.
Например, в соответствии с Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанной в г. Минске государствами — членами СНГ 22 января 1993 года, документы, выданные компетентным органом договаривающейся стороны по установленной форме и скреплённые гербовой печатью, принимаются без легализации. Таким образом, во всех государствах — участниках СНГ (Азербайджан, Армения, Белоруссия, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Таджикистан, Туркмения, Узбекистан, Украина) российские документы действительны и имеют юридическую силу без дополнительных процедур признания.
Двусторонними соглашениями России с рядом стран (Албания, Болгария, Босния и Герцеговина, бывшая Югославская Республика Македония, Венгрия, Северная Корея, Латвия, Литва, Польша, Румыния, Сербия, Словакия, Словения, Хорватия, Черногория, Чешская Республика, Эстония) предусмотрено, что все документы, составленные или удостоверенные компетентными органами, скреплённые официальной печатью и подписью уполномоченного лица, принимаются на территории другой договаривающейся стороны без легализации.
С некоторыми государствами Россия не имеет договорённостей об упрощённых процедурах легализации документов, поэтому к документам, направляемым в эти государства, применяются правила консульской легализации. Сначала документ представляется в отдел легализации Департамента консульской службы Министерства иностранных дел Российской Федерации (за границей — консульским учреждениям Российской Федерации), а затем в посольство иностранного государства.
Наиболее распространённой формой легализации документов является проставление апостиля. Такой порядок действует между странами — участниками конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 года.
Для подтверждения достоверности официальных документов, выданных на территории иностранных государств — участниц конвенции, предусмотрена простая юридическая процедура — удостоверение подлинности подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплён этот документ, путём проставления апостиля. Апостиль как специальный штамп проставляется по ходатайству любого предъявителя документа. Сами подпись, печать, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения и дальнейшей легализации.
В Волгоградской области апостиль на российских официальных документах проставляется:
- отделом загса аппарата главы администрации Волгоградской области — на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, выданных на территории г. Волгограда и Волгоградской области;
- ГУВД по Волгоградской области — на справках об отсутствии (наличии) судимости, выданных Главным информационно-аналитическим центром МВД России, ГУВД по Волгоградской области;
- управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области — на официальных документах, исходящих от территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти, органов государственной власти Волгоградской области, нотариусов, органов местного самоуправления, исполненных в Волгоградской области.
В 2008 году с целью проставления апостиля в управление обратились 810 граждан, апостиль проставлен на 1553 документа. Из них на нотариальных документах — 1486, 67 — на судебных документах.
Для проставления апостиля заявителем представляются следующие документы:
- заявление установленного образца о проставлении апостиля на официальном документе;
- документ, удостоверяющий личность (предъявляется);
- официальный документ, подлежащий вывозу на территорию иностранного государства — участника Гаагской конвенции, и его ксерокопия;
- документ об уплате государственной пошлины.
В соответствии с подпунктом 41 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 300 рублей за каждый документ.
Официальный документ должен содержать реквизиты, наличие которых согласно законодательству Российской Федерации является обязательным (номер, дата, подпись, печать).
Срок проставления апостиля не должен превышать трёх рабочих дней со дня представления документов.
В проставлении апостиля может быть отказано:
- – если официальный документ не предназначен для вывоза за границу;
- – если на официальном документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации является обязательным;
- – если подпись должностного лица и (или) оттиск печати органа государственной власти, нотариуса, органа местного самоуправления на официальном документе не соответствуют имеющимся в управлении Минюста России по Волгоградской области образцам;
- – если подписавшее официальный документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание;
- – в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области осуществляет приём заявителей по проставлению апостиля по адресу: г. Волгоград, ул. Калинина, 4 в соответствии со следующим графиком:
Понедельник, четверг: 9.30 — 12.00
Вторник, пятница: 13.30 — 16.00
Среда — неприемный день.
Информацию можно получить как на личном приёме, так и по телефону (8-8442) 94-59-19 или на сайте управления Минюста России по Волгоградской области по адресу: www.minjust34.ru
Екатерина МАШКОВА