В деятельности любой организации периодически возникает необходимость совместного обсуждения имеющихся проблем либо выработки общей стратегии деятельности организации.
В подобных ситуациях руководитель чаще всего проводит совещания с участием своих квалифицированных сотрудников или консультантов, поскольку было давно замечено, что работа в группе бывает намного эффективней индивидуальной. Однако мало пригласить компетентных сотрудников, надо ещё и само совещание хорошо организовать и грамотно провести. Очень часто коллективное обсуждение текущих проблем или перспектив развития затягивается, местами переходя к другим темам или выяснению личных отношений, в результате чего смысл и возможный позитивный итог совещания теряется.
Чтобы извлечь максимум пользы из совместного обсуждения, важно придерживаться нескольких простых правил.
Во-первых, необходимо подумать, возможно ли вообще обойтись без совещания. Проведение коллективного обсуждения имеет смысл только тогда, когда есть необходимость в:
Во-вторых, целесообразно сузить круг участников совещания до тех лиц, без участия которых обойтись нельзя.
В-третьих, необходимо определить наиболее подходящее время для проведения совещания. Ведь в период участия в совещании специалисты компании отвлекаются от своей основной работы, а это соответственно может неблагоприятно сказаться на деятельности организации. Скажем, если руководитель торговой организации хочет провести с менеджерами компании беседу, посвящённую итогам продаж за последний месяц, необходимо выбрать время, когда поток клиентов минимален, иначе потребителям будет доставлена масса неудобств, что в конечном итоге может привести к потере клиентов.
В-четвёртых, если совещание не носит чрезвычайного характера - скажем, в связи с неожиданно пришедшей налоговой проверкой, необходимо заранее уведомить всех сотрудников, приглашённых на совещание, о теме беседы, дабы дать им возможность подготовиться к предстоящему обсуждению как «морально», так и
документально.
В-пятых, важно ограничивать время совещания и устанавливать определённый регламент обсуждения. Конечно, это не значит в обязательном порядке, что все «ходы должны быть записаны», однако чёткое следование алгоритму, например:
«оглашение темы - мнения участников совещания - выработка вариантов решения - подведение итогов» способно оказать существенное влияние на результативность всего процесса.
В-шестых, в ходе обсуждения должны затрагиваться только вопросы, имеющие прямое отношение к теме совещания. Для обсуждения смежных вопросов лучше выбрать другое время. Решить всё одним махом вряд ли удастся, а вот запутать
проблему или увеличить продолжительность совещания очень даже получится.
В-седьмых, общий настрой любого коллективного обсуждения или совещания должен быть конструктивным. Важно не подвергать сразу критике выдвигаемые идеи, а наоборот - стимулировать попытки генерирования новых мыслей. Единственное, что необходимо решительно пресекать, так это любые попытки «выяснения отношений» между приглашёнными специалистами.
В-восьмых, по результатам обсуждения необходимо подводить итог, который будет показывать, насколько полезным было проведение совещания - удалось ли найти нужные варианты решения; были ли выявлены «подводные камни»; какие условия нужно создать для достижения намеченной цели; кому, к какому сроку и что именно необходимо более детально проработать.