Автор: Журнал «Бизнес-Практик»10 мая 2006 г.Без сомнений, автоматизация того или иного управленческого процесса даёт положительные результаты. Использование программного обеспечения намного повышает эффективность работы как отдельных подразделений, так и компании в целом. Однако для того, чтобы внедрение принесло ожидаемый результат, делать это нужно грамотно.
Компания ТК «Альфа Глобал» — одна из тех компаний, которые активно используют программное обеспечение в своей работе, и поэтому «Бизнес-Практик» обратился к его директору Владимиру Генриховичу Саркисяну для того, чтобы он поделился своим опытом с нашими читателями.
«Бизнес-Практик»: Когда в вашей компании стали использовать программные продукты и какие?
Владимир: С самого начала мы знали, что для эффективной работы необходимо автоматизировать основные этапы бизнес-процессов. Первым делом была приобретена программа для бухгалтерии «1С:Бухгалтерия.7.7». Для автоматизации складского учёта было решено использовать программный продукт, разработанный в Волгограде. Кстати, довольно удачный и надёжный продукт. Прост в эксплуатации, требует минимальных системных ресурсов, понятен даже для начинающих пользователей.
В 2004 году мы одни из первых в Волгограде приобрели программу «1С:Управление торговлей.8.0». Признаюсь честно, внедрять «восьмёрку» на тот момент было не просто. Программа была «сырая», специалистов — консультантов по ней было мало. Не сразу нам удалось найти грамотного программиста, который бы смог доработать конфигурацию с учётом всех особенностей нашей компании.
На сегодняшний день мы ведём оперативный учёт в компоненте «1С:Управление торговлей.8.0», а для нужд бухгалтерии производим выгрузку данных в программу «1С:Бухгалтерия.8.0». Использовать более комплексные решения на данный момент считаем нецелесообразным, так как это приведёт к дополнительным затратам на дорогостоящее программное обеспечение, более производительную технику, а также значительно большим расходам на внедрение.
«Бизнес-Практик»: Переход с одной программы на другую — процесс всегда сложный, даже более болезненный, чем внедрение «с нуля». Как вашей фирме удалось пережить этот переходный этап?
Владимир: Да, было нелегко. В течение полугода приходилось дублировать работу в двух программах параллельно для того, чтобы выявить все ошибки и недоработки. К сожалению, по-другому нельзя. Я думаю, каждой компании в похожей ситуации придётся пройти через это. Но зато в результате мы получили эффективную систему учёта и управления продажами. Теперь у нас есть комплексная информация о движении товарных и финансовых потоков в разрезе подразделений, проектов и других управленческих признаков. Построенная система управленческого учёта позволяет получать необходимые руководству отчёты за любой отрезок времени с любым уровнем детализации, что необходимо для принятия качественных управленческих решений: например, можно получать данные об эффективности отдельных видов деятельности, рентабельности любой из категорий товаров или отдельно взятой номенклатурной позиции в разрезе подразделений, проектов, менеджеров и т.д. Правильно построенная система управленческого учёта должна обеспечивать все потребности процесса управления объективной и своевременной информацией. Думаем, что нам это практически удалось.
Кроме этого, на наш взгляд, в каждой компании должны использоваться CRM-технологии (система управления взаимоотношения с клиентами). Процесс взаимодействия с клиентами должен быть автоматизирован. В ТК «Альфа Глобал» такая система есть и работает очень эффективно.
«Бизнес-Практик»: Что она даёт вам?
Владимир: В течение четырёх месяцев с момента внедрения CRM-системы эффективность работы менеджеров по продажам увеличилась на 40%. Как говориться, без комментариев! А если подробней, то такие системы дают возможность полностью контролировать работу с клиентами, как настоящими, так и потенциальными. CRM-модуль представляет собой базу данных, где в удобной форме собрана комплексная информация о контрагентах и история взаимоотношений с ними. Благодаря такой программе компания может быть уверена, что не одно важное событие, связанное с клиентами, не пропадёт и не забудется. Кроме того, подобная система даёт руководителю уверенность в защищённости корпоративной информации от посягательств со стороны недобросовестных работников и конкурентов. Дело в том, что при необходимости каждому менеджеру предоставляется доступ лишь к той части информации, которая необходима для его работы, что позволяет свести к минимуму «утечку» информации в случае увольнения сотрудника. И что самое важное, система обладает чрезвычайной гибкостью. Она не только хранит, но также обрабатывает и выдаёт информацию в любом удобном для пользователя виде. Можно сделать любую выборку по одному или нескольким признакам. Например, получить список всех потенциальных клиентов г. Волжского, контактный телефон которых содержит цифру 25, а номер офиса цифры 44, или которым был сделан звонок 15 февраля 2005 года.
Кроме того, в программе осуществляется планирование предстоящих контактов с контрагентами, о которых система напоминает в нужное время. Используя такое программное обеспечение, ни один менеджер не забудет не только о предстоящем звонке, но даже о дне рождения своего клиента.
К тому же, система удобна не только менеджерам, но и руководству. В любой момент, даже без ведома подчинённых, можно получить информацию по каждому менеджеру об их контактах, произведённых и намеченных, что позволяет постоянно контролировать своих работников, планировать их работу, добавляя в список предстоящих звонков новые записи, и быть в курсе всех событий.
В результате использование CRM-системы в нашей компании 10 менеджеров успевают обрабатывать более 2000 действующих и потенциальных клиентов. Добиться такой эффективности без подобной системы вряд ли возможно.
«Бизнес-Практик»: Что вы можете посоветовать вашим коллегам — руководителям? Нужно ли уделять внимание автоматизации бизнеса?
Владимир: В связи со всем вышесказанным могу с уверенностью сказать, что автоматизация бизнес-процессов — это не просто необходимость, а неотъемлемая составляющая процесса управления. Без неё никогда не построить серьёзную организацию, тем более в наше время, когда успех в конкурентной борьбе зависит не только от рекламы и ценовой политики, а также от качества обслуживания клиентов и своевременности принятия эффективных управленческих решений.
Интервью с директором компании ТК «Альфа Глобал»
Саркисяном В.Г. провела журналист Алина Лукьянова.
