Автор: Журнал «Бизнес-Практик»07 сентября 2006 г.Если Ваша фирма давно нуждается в автоматизации, а у Вас накопилось слишком много вопросов, тогда эта статья для Вас. В ней Вы сможете узнать, какие подводные камни ожидают компанию в процессе перехода на программный вариант ведения учёта.
Совсем не важно, какой именно участок работы фирмы Вы хотите автоматизировать: отдел продаж, бухгалтерию, кадровый отдел — проблемы всегда возникают одни и те же. Поэтому рассмотрим самые основные из них.
1. Выбор программного продукта.
На сегодняшний день в нашем регионе существует некоторое разнообразие вариантов программного обеспечения. Если рассматривать автоматизацию бухгалтерского учёта, то наиболее известные программы — это «1С», «БЕСТ», «Парус», «Инфин». Кроме них, конечно, существуют и другие, менее известные, но доля их распространения очень мала, и поэтому не будем на них останавливаться.
Если рассматривать автоматизацию складского учёта, то здесь опять же лидирует «1С», но следует отметить «Парус», ЧИП, а если мы говорим о корпоративных учётных системах то SAP, Navision, Axapta.
Программы для отдела продаж — это «1С», QuickSales, специализированные программы предоставляемые поставщиками.
Кто-то, может быть, скажет, что фирма «1С» буквально захватила рынок программного обеспечения, и он будет прав. Но сделала она это благодаря правильной работе со своими партнёрами, в результате чего ни один из существующих производителей-конкурентов не имеет такой обширной сети по всей стране. Такое широкое распространение, конечно, приносит ей немалые прибыли, но что это даёт конечному потребителю? Во-первых, продавая программы в таких больших объёмах, фирма-разработчик, дабы не потерять клиентов, постоянно работает над обновлением и доработкой программ. Над этим трудятся целые отделы в Москве, а также огромная армия региональных программистов, которые поддерживают пользователей на местах. Во-вторых, наличие большого количества партнёров, в том числе и в нашем городе, позволяет говорить о стабильности поддержки всех клиентов фирмы «1С». Если ликвидируется одна фирма-партнёр, другие компании обязательно будут продолжать сопровождать Ваш программный продукт, и Вы будете, как и раньше, получать необходимые консультации и обновления. В-третьих, на базе программ «1С» разрабатывается большое количество отраслевых решений. Вы можете купить уже готовый специализированный продукт, что значительно сокращает время и расходы на доработку типовой конфигурации под специфические особенности Вашей деятельности.
Приобретая же другие менее распространённые программные продукты, покупатель может не получить всех вышеперечисленных гарантий. В этом и заключается основное преимущество программ «1С». И как результат — огромное количество пользователей, работающих с этими продуктами.
Иногда на практике приходится встречаться и с программами, разработанными силами собственного штатного программиста. Если он действительно грамотный специалист, то это даёт некоторые преимущества: разработчик до мелочей знает специфику предприятия, а главное, сможет в процессе эксплуатации постоянно совершенствовать свой продукт. Но есть один минус — всё это происходит только до тех пор, пока сотрудник работает в Вашей фирме. Его увольнение зачастую приводит к невозможности дальнейшей эксплуатации авторских программ.
2. Ценообразование в данной сфере.
Естественно, любого руководителя всегда волнует стоимость предстоящей автоматизации. Обозначить ценовые рамки, к сожалению, невозможно, так как сумма зависит от того, какой участок автоматизируется, на сколько пользователей будет рассчитан программный продукт, потребуется ли доработка и от многого другого. Но есть основные моменты, о которых хотелось бы рассказать.
Стоимость автоматизации будет складываться:
- из стоимости самого продукта,
- из суммы, потраченной на доработку программы до конечного вида, который будет удовлетворять всем особенностям конкретной фирмы (внедрение),
- из стоимости обучения персонала.
Цены на одни и те же программные продукты всегда примерно одинаковы у различных продавцов. Если Вы сомневаетесь в правильности указанных в выставленном счёте цен, лучше сравнить их с ценами, которые предлагают в других фирмах. Но редко кто сейчас занимается демпингом, чаще предлагаются дополнительные услуги, такие как бесплатная установка, несколько часов бесплатного обучения и др.
Самый животрепещущий (причём для обеих сторон) вопрос — это стоимость внедрения. Под внедрением понимается доработка типовой конфигурации до того вида, который в итоге удовлетворит всем требованиям пользователя. Окончательная сумма, потраченная на внедрение, зависит от двух основных величин: профессионализм программистов и цена за единицу времени. Причём, эти величины обратно пропорциональны. Очень часто покупатели, соблазнившись на низкие цены, тем самым в несколько раз увеличивали для себя стоимость работ, так как у непрофессиональных внедренцев времени уходит куда больше, чем у программистов с большим опытом работы. Для наиболее продуктивной совместной работы с фирмой, внедряющей на Вашем предприятии программу, нужно составить подробный план-смету. Чем подробней он будет составлен, тем меньше головной боли будет потом, когда в ходе работы возникнут разногласия по поводу объёма выполнения работы. Наиболее часто спор разгорается по следующему поводу: клиент считает, что, данная доработка является неотъемлемой частью того проекта, который уже оплачен им ранее, а фирма, осуществляющая внедрение, утверждает, что это новый этап, который должен быть отмечен дополнительно. Предотвратить эти разногласия нельзя, но уменьшить вероятность их появления можно. Дело в том, что фирмы, профессионально внедряющие программные продукты и потому имеющие богатый опыт работы с крупными клиентами, могут предугадать некоторые типичные проблемные места будущего проекта и озвучат их заранее, тем самым предотвратив будущие конфликты.
Что касается соотношения стоимости программного продукта и его дальнейшей доработки, то оно сильно варьируется в зависимости от задач. В небольшой компании, где учёт типовой, внедрение программ может обойтись фирме в небольшую сумму, а на крупных предприятиях, стоимость доработок может в несколько раз превышать цену покупки.
Ещё одной статьёй расходов в процессе автоматизации является обучение персонала. Следует отметить, что факт посещения учебных курсов Вашими сотрудниками не даёт гарантии, что они сядут за компьютер и начнут работать. Курсы дают только общее представление о функциях программы и об общих приёмах работы с ней. Но все вопросы, возникающие в процессе ежедневной эксплуатации, может решить только приходящий консультант.
3. Компетентность специалистов, занимающихся внедрением.
Как уже говорилось выше, компетентность программистов играет решающую роль. От этого зависит не только общая стоимость работ, но и, в конечном итоге, успех всего процесса автоматизации.
Ещё один момент. Чем более комплексно фирма предоставляет услуги, тем более выгодно это Вам. Например, в ходе внедрения бухгалтерской программы иногда требуется консультация стороннего специалиста по поводу правильности отражения той или иной операции в учёте. Если фирма, внедряющая на вашем предприятии программу, может сразу предоставить и эти услуги — это только плюс.
4. Сопротивление персонала и саботаж.
Очень часто случается так, что персонал недоволен предстоящими изменениями в их работе. Автоматизация — это всегда стресс для рядовых сотрудников. Теперь им приходится не только исполнять свои прежние обязанности, но и учиться работать в автоматическом режиме. В связи с этим рабочий процесс сильно тормозится, на первых порах сильно снижается качество труда. Бывают случаи, когда недовольный персонал нарочно не хочет помогать или даже мешает программистам, считая, что это остановит процесс автоматизации, и всё останется по-старому.
5. Дальнейшее сопровождение и обновление ПО.
Чем больше изменений внесено в программный продукт, тем больше фирма в дальнейшем будет зависеть от программистов. Если автоматизировался складской участок или отдел продаж, то обновления будут не очень частыми и существенными. Если же на машинный вариант учёта был переведён бухгалтерский отдел, то частые изменения в законодательстве станут причиной регулярных обновлений. И чем сильнее доработана программа, тем более затратным будет процесс обновления. В связи с этим не всегда полезно брать комплексный вариант программного обеспечения, включающий в себя несколько разделов учёта сразу (куда, обычно, входит и бухучёт — самый часто изменяемый раздел). Иногда выгоднее взять отдельные компоненты и просто настроить выгрузку из одной программы в другую.
Руководитель
направления автоматизации
проекта «Бизнес-Практик»
Дыков В.А.
