Автор: Журнал «Бизнес-Практик»07 сентября 2006 г.Само слово «аутсорсинг» у многих сегодня вызывает недоверие. Оно незнакомо и потому непонятно. Но, не смотря на это, подобные услуги становится всё более востребованными. Попробуем разобраться во всех плюсах и минусах этого явления.
Основное назначение аутсорсинга заключается в передаче функций некоторых подразделений компании в руки сторонней организации. Наиболее востребован на данный момент аутсорсинг финансовых и бухгалтерских функций, аусорсинг расчёта заработной платы, а также кадрового делопроизводства.
Плюсы аутсорсинга.
Во-первых, передав сторонней организации хотя бы одну из перечисленных выше функций, руководитель снимает со своих плеч проблему организации и содержания соответствующего персонала. Прямая экономия на зарплате целого штата специалистов (например, бухгалтерского или кадрового отдела), на налогах с их зарплаты, на стоимости основных средств (компьютеров, мебели), аренды помещения, канцтоваров и др. Не стоит забывать и о программном обеспечении, которое требует постоянного обновления, а также о самих кадрах, которые нуждаются в повышении квалификации. Попробуйте однажды подсчитать, во сколько выливается содержание Ваших бухгалтерских подразделений. Сумма будет не малая. Конечно, услуги аутсорсинга — удовольствие не из дешёвых, но в сравнении с подсчитанной Вами суммой она окажется вполне реальной.
Во-вторых, фирма, которая взяла на себя функцию ведения вашей бухгалтерии или кадров, полностью избавляет руководство от необходимости взаимодействовать с налоговыми органами. Дело в том, что аутсорсер берёт на себя ответственность за защиту результатов работы перед государственными инстанциями: налоговыми органами, фондами социального и пенсионного страхования. Исходя из этого, можно отметить первый плюс работы с аутсорсером — упрощение процедуры прохождения налоговых проверок. По доверенности аутсорсер сдаёт в соответствующие инстанции все необходимые документы клиента и защищает их.
В-третьих, серьёзная аутсорсинговая компания имеет в своём штате юриста на случай затруднений с проверяющими органами. Также её специалисты постоянно отслеживают все изменения в законодательстве, то есть на Вас работает не просто бухгалтер, а целый штат специализированной организации. При необходимости они смогут проконсультировать Вас по тем или иным текущим вопросам. Например, если Вы захотите расширить сферу деятельности, Вам посоветуют, как это сделать наиболее выгодно с точки зрения налогообложения. Возможно, такие консультации Вам придётся оплатить отдельно, но Вы получите действительно грамотную информацию, так как аутсорсер напрямую заинтересован в лояльности клиента.
В-четвёртых, и это самое главное, аутсорсинг позволяет не отрывать руководство организации от его основной задачи — управления компанией. Ведь такие функции, как расчёт заработной платы, ведение бухучёта и кадрового делопроизводства не являются стратегическими для фирмы и не дают каких-либо конкурентных преимуществ. Таким образом, аутсорсинг позволяет руководству сфокусироваться на основном бизнесе и развивать направления, связанные с продажей товаров, продукции, услуг.
Минусы аутсорсинга.
К сожалению, у медали всегда есть оборотная сторона. Поэтому, говоря о преимуществах аутсорсинга нельзя опускать отрицательные моменты.
Во-первых, это проблема конфиденциальности передаваемой информации. Именно об этом в первую очередь думает руководитель. Обычно, в договоре прописывается специальный пункт, касающийся ответственности аутсорсера за утечку информации, а также за потерю информации (как первичной документации, так и информационной базы или отчётности). Все сотрудники аутсорсинговой компании должны в свою очередь подписать внутренние документы о неразглашении информации. При желании клиент может попросить ознакомиться с должностными инструкциями сотрудников компании — аутсорсера, с положениями о сохранении конфиденциальной информации. Заказчику следует также убедится, что компания-аутсорсер обеспечена необходимыми средствами защиты от проникновения в его внутреннюю корпоративную сеть через открытые каналы связи.
Во-вторых, если Вы решили передать некоторые функции сторонней компании, нужно серьезно изучить предложенный договор, и как можно более тщательно прописать в нём или в приложениях к нему обязанности обеих сторон. Аутсорсинг — это взаимное сотрудничество заказчика и поставщика услуг, которое чётко регулируется договорными отношениями. Если в случае с собственным бухгалтером руководитель может просто вызвать его к себе и дать задание с завтрашнего дня, например, формировать еженедельный отчёт о продажах или себестоимости, то с компанией — аутсорсером такая ситуация вряд ли возможна. Придётся разрабатывать дополнения к договору и естественно это скажется на увеличении стоимости услуг. Особенно это хорошо видно на следующем примере. Очень часто руководители в целях наиболее эффективной работы компании открывают дополнительные фирмы или индивидуальное предпринимательство. В обычной ситуации обязанность ведения бухгалтерии вновь созданных субъектов предпринимательства накладывается на тех же самых бухгалтеров. Увеличение объёма работ для бухгалтера зачастую компенсируется небольшой прибавкой к его зарплате, но не более. Если же Вашу бухгалтерию ведёт сторонняя организация, то стоимость услуг увеличится ровно на количество дополнительных фирм (естественно пропорционально объёмам работ). Конечно, хочется отметить, что тяжёлый труд бухгалтера нередко оценивается не совсем адекватно и справедливо, но этот вопрос мы оставим за кадром. Одним словом, аутсорсинговая компания за увеличение объёмов всегда требует увеличения суммы договора. Ведь это тоже бизнес.
Третья самая большая проблема — это уровень профессионализма компании — аутсорсера. Рынок услуг всегда таит в себе опасность. Услугу нельзя посмотреть, пощупать и оценить, пока её Вам не окажут. Результатом некомпетентности сотрудников сторонней организации может стать неправильный расчёт, несвоевременность платежей, потеря данных и т. д. Профессиональный провайдер услуг, как правило, характеризуется наличием методики и методологии работы, которые накапливаются с опытом, а также наличием качественной технологической платформы. Во избежание оказания некачественных услуг необходимо также обратить внимание на существование у аутсорсера чёткой модели сотрудничества. В неё входят: процедура обмена данными между клиентом и провайдером, программа контроля над вводом данных, обеспечение конфиденциальности информации и разграничение уровня доступа к ней.
Модель сотрудничества.
Для ведения бухгалтерского учёта первичную бухгалтерскую документацию необходимо регулярно предоставлять компании-провайдеру. Варианты бывают разными. Если фирма небольшая, и оригиналы документов не нужны компании для текущей хозяйственной деятельности, возможна передача самих оригиналов сразу, например, в конце недели. В других случаях ежедневно или еженедельно (в зависимости от договорённости) аутсорсеру отправляются только копии бумаг (в основном в электронном виде). Оригиналы же передаются в конце месяца.
Вопросы качества чётко прописываются в «Соглашении об уровне обслуживания». В нём указываются такие параметры, как: процент допустимых ошибок, скорость и время подачи результатов работы, быстрота реакции. Ошибок при оказании аутсорсинговых услуг в принципе быть не должно. Клиент редко соглашается на какой-либо процент ошибок. Если же такого рода ситуации возникают, то компания-провайдер несёт материальную ответственность. Размер возмещения ущерба прописывается в договоре. Провайдер самостоятельно и полностью возмещает материальный ущерб, причинённый клиенту. Под ним подразумевается ущерб, причинённый непосредственно в результате документально подтверждённых действий провайдера, невыполнения или ненадлежащего выполнения им обязательств по договору. Однако невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств не считаются ущербом, если они являются результатом приостановления процесса оказания услуг. Кроме того, компания-провайдер, как правило, имеет договор страхования профессиональной ответственности со страховой компанией.
Построение работы аутсорсера зависит от разработанной в компании методики. Каждый шаг, будь то первичный приём документов, их дальнейшая обработка или проверка качества проведённой операторами работы, должен обязательно находиться в зоне ответственности каждого отдельного исполнителя. Компания, где все за всё отвечают, в итоге сама ни за что не может поручиться. Поэтому заказчик перед заключением договора обязательно должен познакомиться с этой методикой (по крайней мере, с теми её частями, которые не являются внутренней коммерческой информацией аутсорсера). Если в работе провайдера все операции продуманы и прописаны до мелочей, Вы сможете быть спокойны за качество его услуг. К тому же, выбирая поставщика услуг, всегда стоит обратить внимание на рекомендации от других его заказчиков. Обязательно позвонить всем рекомендателям и выяснить действительное положение дел.
Выбор компании для передачи отдельных бизнес функций — дело очень ответственное. Ведь основной причиной такой передачи является именно облегчение работы руководителя, его спокойствие и возможность посвятить свои силы развитию компании. Поэтому уверенность Вам может дать только действительно профессиональный и надёжный партнёр.
Однако, хотелось бы ещё раз обратить Ваше внимание на то, что аутсорсинг — это сотрудничество, подкреплённое двусторонним соглашением, где у каждой стороны есть свои права и обязанности. Говорить о том, что аутсорсер будет работать на Вас, неправильно. Заключая договор, Вы тоже становитесь частью этой работы. И от того, насколько Ваша компания будет правильно и своевременно выполнять свои обязательства (передавать документы, предоставлять информацию и, в конце-концов, подписывать отчёты), будет также зависеть исход Вашего совместного сотрудничества.
Консультант-аудитор
проекта «Бизнес-Практик»
Галкина Н.А.
